知的労働者にとって,メモ管理は悩ましい問題です.私はアイデアや文章の断片などの情報を日々記録するようにしていますが,複数台のパソコンで作業したり,手帳に書いたりもするので,意識して管理しないと分散してしまいます,そして,しばらくするとどこに何を書いたかを忘れてしまうのです.

メモ管理用のシステムとして,Palm+Windows/Linux用デスクトップクライアント,Wikiなど,様々な方法を試みましたが,結局サーバ上のEmacsでChangeLog memoやhowmを使い,リモートで作業するという古いスタイルに落ち着いていました.出張が多くなってからはオフラインでも作業をする必要があったので,howmディレクトリを適宜サーバーへrsyncするという方法に変えましたが,rsyncは行うのを忘れやすく,また,複数台で作業しているとどれが最新なのかわからなくなって困るという事態が度々起こりました.

この状況を解決してくれたのがEvernoteです.Evernoteには以下の特徴があります.

  • Webベース
  • 様々な環境用のクライアント (Windows,Mac,iPhone/iPod Touch, Windows Mobile)
  • オフライン操作と同期処理
  • データ取り込み
    • Webページ
    • メール
    • スクリーンショット
    • カメラ
  • 全文検索
  • ファイル添付(無料版は画像,音声,pdfのみ)
  • 暗号化

私は現在ほとんどのメモをEvernoteに入れています.howmで管理していたデータは全て変換してEvernoteに取り込みました.取っておきたいWebページ,メールやPDFなども全部Evernoteに入れています.取り込んだものは全文検索することができますが,これの秀逸な点は画像内の英字も検索できることです.

Evernoteには専用のメールアドレスに送るとノートとして取り込める機能がありますので,歩きながら考えていたことやちょっとしたメモは携帯電話からEvernote宛にメールを送っています.iPod touchで書くという選択肢もあるのですが,今のところ携帯から送るのが自分にとって一番手軽です.

Evernote for Windows左の画像はWindowsクライアントのNotebooks一覧です.はじめてのGTD ストレスフリーの整理術でGTDについて触れましたが,私はGTDをEvernoteで行っています.GTDの第一段階”収集”の部分をすでにEvernoteで行っているからです.取り込んだ情報やメモはまず全部1. Inboxに入ります.毎日1回はinboxの処理をし,2-5の対応する段階に整理します.GTDにおける資料(Reference)はノートの蓄積と同義だと思っているので,fumi’s notebook (Evernoteに最初からあるフォルダ)を代わりに使っています.また,howmフォルダはhowmから取り込んだものが入っています.タグ付けなどの整理を行っていないままなので,fumi’s notebookとは別にしてあります.後,取り込んだpdfはpdfフォルダに入れています.これはfumi’s notebookに統合しても良いのかもしれません.

今後Evernote上で行いたいこととしては以下の2点があります.

  1. 名刺管理
  2. 紙書類管理

まだ実践していないですが,名刺管理もEvernoteにまかせたいと考えています.EvernoteにはiSight NoteというMacbookのカメラで撮影した画像をそのまま記録する機能がありますので,名刺を全部撮影して取り込めば良いのではないかと.最近の名刺は英語と日本語両方書いてあるのが一般的になっているので,画像検索が有効に使えそうです.また,議事録などの紙文書の束を全部PDFにしてEvernoteに取り込みたいとも思っています.

ところで,PomeraとEvernoteがうまく連動できると物書きにはとても良いのではないかと想像しているのですが、どうなんでしょう。まだPomeraの実物を見たことないのです.

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

“Getting Things Done”という本の新訳改訂本です.「仕事を成し遂げる技術」という翻訳がありましたが,現在の出版社が権利を買い取り,訳し直して出版したようです.とりあえずGTDが何かを知るには良い本だと思います.

本書はGTDの基礎について述べています.GTDは仕事の効率を上げるための方法論の一つで,ここ数年注目されているようです.私は以前からGTDは気になっていながらなかなか手を出せませんでした.しかし,先月思い立ち,IT mediaのコラムを一通り読んだ後に,Evernoteを使ってGTDに挑戦しています.本書を一通り読むことで,使いながら曖昧だったところがすっきりしました.

GTDは頭の中にあることを全て吐き出し,外部で管理することを提唱しています.そうすることで,自分は必要なことだけに集中することができます.GTDは以下の5つのステップに分けられます.これらをシステマチックに行うことで,ストレスフリーになれます.

  1. 全てを1箇所に収集
  2. 何をすべきかを明らかにする処理
  3. 処理の結果を整理
  4. 定期的にレビュー
  5. 選択した行動を実行

収集の段階では,とにかく今頭にあることややらなければいけない事などを全部どこか一カ所に吐き出します.紙でもエディタでもなんでも良いです.

収集し終わったら,それを一つ一つ処理していき,今すべきか後ですべきかもう必要ないかを判断します.2分以内に終わるような内容はすぐに終わらせます.そして残りを整理していきます.提案されている整理方法では,以下の項目に分類します,

  • ゴミ箱
  • いつかやる/多分やる
  • 備忘録
  • 資料
  • プロジェクト
  • 次にとるべき行動
  • 連絡待ち
  • 期日までにやらないといけない行動

プロジェクトなどはさらに対象ごとに分類したりするようです.そして,これらの整理された内容を定期的に(週一くらい)レビューをし,最新の状態に見直していきます.ここまでできれば,後はその時点で必要なことを実行していけば良くなります.

GTDを試していると,収集したものを整理するだけで結構気持ちが良いです.最初の導入部分で時間をとって頭の中のダンプを取らないのが手間ですが,その後はさくさくと進みます.単純にTodoリストを作成し管理するよりも各Todoの状態が明確で良いと感じています.

アマゾンのサーバでエラーが起こっているかもしれません。
一度ページを再読み込みしてみてください。

メモツールはWiki→Changelog memo→howmと渡り歩いて、数か月前からEverNoteを使っています。全部以前のメモを変換して取り込んであるのでかなりの量のメモがあります。

EeePCで困ったのが、EverNoteの動作が遅いということです。英文打つのは問題ないのですが、日本語の変換や確定の際に非常に時間がかかり、使い物になりません。何が悪いのかと考えてみると、EverNoteはちょっと変化があるだけでwriteするので、Diskの書込性能の問題なのではないかと思い、HDBenchでテストしました。以下結果。

Drive Read Write RRead RWrite
C (SSD4GB) 25296 5345 21913

2367
D (SSD8GB) 25793 5903 22831 3289
F (SD16GB) 18354 12649 17018 3590

明らかにC、DのSSDは書込が遅いです。それに対し、追加で挿してあるSDカードの書込性能は倍くらいになります。ランダムアクセスの書込みは変わらないようですが。というわけで、EverNoteをFドライブに置くようにしたところ、日本語変換時も許容できる速度になりました。書込速度が必要なデータはSDカード上に置いたほうが良いようです。