私もこんな本を書いてみたかったと思うような,とても感覚に合う本でした.実際,紹介されている項目の多くはすでに私も実践している内容で,それほど目新しい内容ではありませんでした.どちらかというと,iPhoneを使うとこんなに便利になるんだよ,と他人に紹介したくなる本です.全ての情報をハンドヘルドデバイスに集約して日々持ち歩くというのは,Palmを使っていたときからのある種の夢でした.それがiPhoneというデバイスで当たり前のように可能となったことがとても感慨深いです.

本書は,ScanSnapやDropbox,Evernote,タスク管理など様々な手段によってiPhoneに情報を蓄積し,それをどう活用するかということについてまとめてあります.まず気になった項目は,07.裁断機です.以前 ScanSnap を購入する際には,複数の人に”裁断機もセットで”と薦められました.実際 ScanSnap で 電子化するのに慣れてくると,分厚い資料もぶった切って全部pdfとして取り込みたくなってきます.現在研究室にある裁断機は10枚も切れないので,何十枚も切れる裁断機が欲しくなってきます.問題は置き場所ですが.

23. Evernoteで人脈手帳というのは,名刺管理の発展としても面白いなと思いました.確かに名刺だけではなく,各人の写真やWebページのクリップなどを一人一ノートとしてまとめておくと,次に会うときに見直せて良いです.私は人の名前覚えるのが苦手なのでなおさらです.

29. Bluetoothヘッドセットについては,以前Twitterでも薦められたので気になっていました.数年前にSkype経由の電話会議用にと購入したことはあるのですが,結局有線のヘッドセットに落ち着いてしまいました.

iPhoneの電話機能は,とても静かな部屋でないとまともに使えません.外で使用すると相手に何度も聞き返されるし,相手の声もスピーカーモードにしてやっと聞き取れるくらいです.付属のヘッドフォンを使うと良いようなので,現在こちらから電話をかけるときにはそれを使うようにしています.しかし,私はインナータイプのヘッドフォンが好きではないので,できれば耳かけのbluetoothヘッドセットが欲しいなと思っていました.探したところ,SONY BT140Qが良さそうなので,注文してしまいました.使用感などについては手に入れてから書きたいと思います.

30-31.のiPhoneと紙の手帳の使い分けも気になるトピックです.以前書いたとおり私も紙の手帳を併用していますが,iPhoneでどこでもGoogle Calendar Syncができるようになってからは,スケジュールを手帳に書き写すのが少し面倒に思えてきました.海外出張が少ないことや,フリック入力に慣れてきたことも影響しています.紙が必要でなくなることはないのですが,もっとシンプルなものでも良いのかもしれません.ここらへんは考え中です.

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以前Evernoteで名刺管理というのを書きましたが,未だに名刺管理については悩んでいます.ScanSnap の Mac 版には CardMinder という名刺管理ソフトウェアが付属していますので,試してみました.

日本人名刺の認識は結構まともで,名刺のレイアウトが一般的でないものでも,携帯電話番号は携帯電話の項目にいれてくれたりするようです.細かい誤認識は結構あるので,確認しながら修正するのに結構手間がかかりましたが,全部入力するよりは明らかに楽です.それに対して外国人の名刺には,英語の認識がないので余り役に立ちませんでした.一番困った名刺が中国人の名刺で,中途半端に日本語の漢字にしてくれたりするので,結局英語で入れ直したりしました.

CardMinder の特徴として,Macのアドレスブックとの同期機能があります.最初はCardMinderとアドレスブック間での重複が発生しましたが,重複を解消した後は綺麗に同期できるようになりました.アドレスブックは iPhone の連絡先とiTunes経由で同期できるので,取り込んだ名刺データをiPhoneで使うことができるようになりました.

iPhoneの連絡先は最初から氏名50音順+アルファベット順になっていて,右のインデックスをなぞると各行に移動できるので,使い易いです.もちろん検索もできます.しかしMacのアドレスブックは,カードの並び順がバラバラのままで並び替えできないため,大変使いにくいです.Appleはおそらく検索(+スマートグループ)で使ってもらうことを想定しているのだと思いますが,これをそのまま使いたいとは思わないですね.

また,CardMinderで取り込んだ名刺の画像をiPhotoに書き出すこともできます.これを利用すると,名刺の画像をiPhoneで一覧することができます.私は試しにiPhotoに”名刺”というアルバムを作り,そこにCardMinderからiPhotoへ書き出した名刺画像をまとめて,iTunes経由で同期してみました.iPhoneの写真で見てみると,画面サイズが名刺より少し小さい程度なので,綺麗にみることができます.但し検索はできないので,名刺が大量に入っていると目的の名刺を探すのが困難でした.実用性はあまりないかもしれません.

前から欲しいと思っていたのですが,とうとう ScanSnap S1500M を買いました.個人用のドキュメントスキャナとしてとても評価が高く,周りにも所有者が何人もいるようです.欲しいと思った一番のきっかけは,Evernote BlogのScan to Evernote: Fujitsu ScanSnapを読んだことです.Evernote愛好者として,この連携は羨ましくありました.

早速使ってみたところ,Evernoteとの連携は簡単に設定できました.設定→アプリ選択→追加と削除でEvernoteを指定すると,アプリケーションの選択に現れますので選択すればOKです.画質は一応エクセレントにしていますが,大量に取り込むときは画質を落としたほうが良いのかもしれません.また,検索がある程度できるようにテキスト認識の設定もできます.

問題はEvernoteの1ノートの容量制限が25MBなことです.大きなpdfファイルを取り込もうとすると失敗するので,その場合はAcrobatで分割して容量調節してから取り込むようにしています.また,Premiumアカウントの500MB/月でも容量が足りないです.

Snow Leopard用の環境設定ファイルが公開されているのですが,今のところこの設定なしでも使えています.ScanSnap Managerの「設定」の中で、「クイックメニュー」を有効、または「アプリ選択」を変更すると、問題が発生するとのことです.しかし,Evernoteの設定をしても使えています.

現在引出に埋まっていた書類などをどんどん取り込んでいますが,以前紹介した名刺管理の方法なども,見直そうと考えています.

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ザ・マインドマップ – 脳の力を強化する思考技術

今までマインドマップには興味があったのですが内容を知らなかったので,マインドマップを発案した人の本を読みました.まだ実際に使用してはいないのですが,論文やプレゼンなどの応用例をは試してみたいと思います.

全体を通してみると,マインドマップはブレインストーミングの一手法で,その整理方法が肝です.アイデアを出すプロセス自体は珍しくありません.テーマを中心にキーワードを挙げ,そこから連想されるキーワードをつないでいきます.その後キーワード群の整理や再構築を繰り返すことで完成度を高めるという方法です.ここでポイントなのは,キーワードの挙げ方や整理方法です.マインドマップではテーマや主張を中心としてキーワードの枝を描いていきます.さらにキーワードから連想するキーワードを新たな枝として,尽きるまで追加していきます.書式として,色や図形,絵を積極的に使うことを重視しています.視覚的に強調することで記憶や創造性が高まるためです.

興味深かったのは,グループでの利用です.従来のブレインストーミングでは誰かが筆記役となり,参加者のアイデアを黒板なり紙なりにまとめていくことが多いです.しかし,この本が主張する手順は異なります.

  1. テーマについて,まず個人で1時間程度マインドマップを作成
  2. グループを少人数のグループに分割し,各自のマインドマップを元に前向きなディスカッション
  3. グループ全体でマインドマップのたたき台を作成
  4. 休憩後,1-3を繰り返して再構築

最初に参加者各々が思考する時間を与えているのが特徴です.グループディスカッションの企業での応用例として,ボーイングの成果が載っていました.

ボーイング社では,技術マニュアルを長さ約8メートルのマインドマップにまとめている.その結果,従来は上級航空技師チーム100人の研修を行うのに数年かかったが,それをわずか数週間に短縮する異に成功し,約1100万ドルのコストが削減された. (p.160)

本には8メートルマップの写真も掲載されています.マインドマップを使用することでこれだけ効果があったのだとしたら,逆にいままでどういう研修をしていたのかが気になるところですが.

また,海外では教育機関でも採用されつつあるようです.韓国と中国の例が載っていました.

マインドマップは,日本以上に,他のアジア諸国で急速に広がっている.韓国では義務教育課程で,マインドマップが教えられるようになった.また,中国では2008年のペキンオリンピックをきっかけに,市民一人一人が英語100後を覚える運動が行われており,そのための教育ツールとしてマインドマップが公式に採用されていると聞く.(p.304)

ブザン・ワールドワイド・ジャパンのプレスリリースによると,2006年の時点で10ヶ国以上の公的教育機関で採用されているようです.日本では,学校で個別に導入してみたという事例は目にするのですが,義務教育として導入するという話は聞いたことがないですね.実際にマインドマップが良い方法なのかどうかはわかりませんが,何かしらのアイデアの出し方というのは教えても良いのかなと感じます.

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大部分の情報整理・管理はコンピュータ上で行っています.そのほうがかさばらないし,検索可能となるので,ペーパーレスに出来るところはすべきだと考えています.しかし経験上,紙の手帳は必須です.私は過去,電子手帳やPalm, Zaurus, PocketPCなど様々なPDAや携帯電話を使ってきましたが,紙の手帳は電源がいらないことと,故障しないことという2点でこれらの電子機器に勝っています.

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スケジュール管理についてはGoogle Calendarを主に使用しています.Evernote上のGTDからも,日時が関わる情報があった場合はGoogle Calendarに入れていきます.Google Calendarを使用している一番の理由は,夫婦で手軽にスケジュール共有が可能だからです.Googleアカウントに対するアクセスコントロールが色々設定できるので,夫婦間の情報共有にはとても向いています.また,IT勉強会カレンダーや,アメリカ・フランスの祝日など,他者が公開している様々な共有カレンダーをまとめて表示することができることも大きいです.

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私は,普段使うサイトに関しては,未だにブラウザのブックマークを使っています.もしくは毎回ググります.また,Webサービス用のブックマークレットも増えました.これらのブックマークは複数のマシンで共有したい情報です.私のような人には,Foxmarksがお勧めです.Firefoxには便利なアドオンがたくさんあるのですが,これが私にとってNo.1です.これとTomblooがあるために,Firefoxがメインブラウザになっています.

FoxmarksはFirefoxのブックマークと,Firefoxに保存されているパスワードを共有します.もちろんパスワード共有を望まない人はブックマークだけを指定することもできます.自動同期をしてくれるので,バックアップにもなります.Firefoxは様々な環境で動作するので,Foxmarksによっていつでも同じブックマークを使うことができます.

DropboxはWindows, Mac, Linux上でファイル共有とバージョン管理を自動で行ってくれるシステムです.オフライン時の作業もオンラインになったときに自動的に更新してくれます.今や私にとってはEvernoteと共に,なくてはならないツールになっています.Dropboxを使い慣れてからは,USBメモリやrsync/scpなど,今までファイルの移動や共有に使っていたものの使用頻度が減りました.Dropboxを見ると,Coda File Systemとかが妙に懐かしくなります.

Dropboxには,現在進行形のプロジェクトなどのファイルやインストーラーなど,手軽に複数台で共有したいファイルを置いています.Evernoteはこの類の管理には不向きです.テキストファイルをそのままで管理したり,他人と共有して編集したりといった状況が発生するからです.Dropbox上でファイルを更新すれば勝手に同期やバージョン管理をしてくれるので,セキュリティを気にしなくてよいファイルには最適な管理方法だと思います.まだ行ってはいませんが,暗号化して共有したいものは,pgp/gpgでサインをするくらいで良いのかもしれません.本当に漏れたらいけないものはそもそもこういうサービスに置こうと思わないでしょうし.

無料アカウントですと容量が2GBまでですが,動画などの大きいファイルを共有すると結構すぐに埋まってしまいます.実際,去年研究室の先輩方の結婚式2次会で扱うファイルが動画なども含めて全部Dropboxで管理・共有されていたため,自分のファイルを一旦退避させる必要がありました.そのため,容量を圧迫しないように,終了したプロジェクトのフォルダはDropbox管理下から外してアーカイブするようにしています.

知的労働者にとって,メモ管理は悩ましい問題です.私はアイデアや文章の断片などの情報を日々記録するようにしていますが,複数台のパソコンで作業したり,手帳に書いたりもするので,意識して管理しないと分散してしまいます,そして,しばらくするとどこに何を書いたかを忘れてしまうのです.

メモ管理用のシステムとして,Palm+Windows/Linux用デスクトップクライアント,Wikiなど,様々な方法を試みましたが,結局サーバ上のEmacsでChangeLog memoやhowmを使い,リモートで作業するという古いスタイルに落ち着いていました.出張が多くなってからはオフラインでも作業をする必要があったので,howmディレクトリを適宜サーバーへrsyncするという方法に変えましたが,rsyncは行うのを忘れやすく,また,複数台で作業しているとどれが最新なのかわからなくなって困るという事態が度々起こりました.

この状況を解決してくれたのがEvernoteです.Evernoteには以下の特徴があります.

  • Webベース
  • 様々な環境用のクライアント (Windows,Mac,iPhone/iPod Touch, Windows Mobile)
  • オフライン操作と同期処理
  • データ取り込み
    • Webページ
    • メール
    • スクリーンショット
    • カメラ
  • 全文検索
  • ファイル添付(無料版は画像,音声,pdfのみ)
  • 暗号化

私は現在ほとんどのメモをEvernoteに入れています.howmで管理していたデータは全て変換してEvernoteに取り込みました.取っておきたいWebページ,メールやPDFなども全部Evernoteに入れています.取り込んだものは全文検索することができますが,これの秀逸な点は画像内の英字も検索できることです.

Evernoteには専用のメールアドレスに送るとノートとして取り込める機能がありますので,歩きながら考えていたことやちょっとしたメモは携帯電話からEvernote宛にメールを送っています.iPod touchで書くという選択肢もあるのですが,今のところ携帯から送るのが自分にとって一番手軽です.

Evernote for Windows左の画像はWindowsクライアントのNotebooks一覧です.はじめてのGTD ストレスフリーの整理術でGTDについて触れましたが,私はGTDをEvernoteで行っています.GTDの第一段階”収集”の部分をすでにEvernoteで行っているからです.取り込んだ情報やメモはまず全部1. Inboxに入ります.毎日1回はinboxの処理をし,2-5の対応する段階に整理します.GTDにおける資料(Reference)はノートの蓄積と同義だと思っているので,fumi’s notebook (Evernoteに最初からあるフォルダ)を代わりに使っています.また,howmフォルダはhowmから取り込んだものが入っています.タグ付けなどの整理を行っていないままなので,fumi’s notebookとは別にしてあります.後,取り込んだpdfはpdfフォルダに入れています.これはfumi’s notebookに統合しても良いのかもしれません.

今後Evernote上で行いたいこととしては以下の2点があります.

  1. 名刺管理
  2. 紙書類管理

まだ実践していないですが,名刺管理もEvernoteにまかせたいと考えています.EvernoteにはiSight NoteというMacbookのカメラで撮影した画像をそのまま記録する機能がありますので,名刺を全部撮影して取り込めば良いのではないかと.最近の名刺は英語と日本語両方書いてあるのが一般的になっているので,画像検索が有効に使えそうです.また,議事録などの紙文書の束を全部PDFにしてEvernoteに取り込みたいとも思っています.

ところで,PomeraとEvernoteがうまく連動できると物書きにはとても良いのではないかと想像しているのですが、どうなんでしょう。まだPomeraの実物を見たことないのです.