私もこんな本を書いてみたかったと思うような,とても感覚に合う本でした.実際,紹介されている項目の多くはすでに私も実践している内容で,それほど目新しい内容ではありませんでした.どちらかというと,iPhoneを使うとこんなに便利になるんだよ,と他人に紹介したくなる本です.全ての情報をハンドヘルドデバイスに集約して日々持ち歩くというのは,Palmを使っていたときからのある種の夢でした.それがiPhoneというデバイスで当たり前のように可能となったことがとても感慨深いです.

本書は,ScanSnapやDropbox,Evernote,タスク管理など様々な手段によってiPhoneに情報を蓄積し,それをどう活用するかということについてまとめてあります.まず気になった項目は,07.裁断機です.以前 ScanSnap を購入する際には,複数の人に”裁断機もセットで”と薦められました.実際 ScanSnap で 電子化するのに慣れてくると,分厚い資料もぶった切って全部pdfとして取り込みたくなってきます.現在研究室にある裁断機は10枚も切れないので,何十枚も切れる裁断機が欲しくなってきます.問題は置き場所ですが.

23. Evernoteで人脈手帳というのは,名刺管理の発展としても面白いなと思いました.確かに名刺だけではなく,各人の写真やWebページのクリップなどを一人一ノートとしてまとめておくと,次に会うときに見直せて良いです.私は人の名前覚えるのが苦手なのでなおさらです.

29. Bluetoothヘッドセットについては,以前Twitterでも薦められたので気になっていました.数年前にSkype経由の電話会議用にと購入したことはあるのですが,結局有線のヘッドセットに落ち着いてしまいました.

iPhoneの電話機能は,とても静かな部屋でないとまともに使えません.外で使用すると相手に何度も聞き返されるし,相手の声もスピーカーモードにしてやっと聞き取れるくらいです.付属のヘッドフォンを使うと良いようなので,現在こちらから電話をかけるときにはそれを使うようにしています.しかし,私はインナータイプのヘッドフォンが好きではないので,できれば耳かけのbluetoothヘッドセットが欲しいなと思っていました.探したところ,SONY BT140Qが良さそうなので,注文してしまいました.使用感などについては手に入れてから書きたいと思います.

30-31.のiPhoneと紙の手帳の使い分けも気になるトピックです.以前書いたとおり私も紙の手帳を併用していますが,iPhoneでどこでもGoogle Calendar Syncができるようになってからは,スケジュールを手帳に書き写すのが少し面倒に思えてきました.海外出張が少ないことや,フリック入力に慣れてきたことも影響しています.紙が必要でなくなることはないのですが,もっとシンプルなものでも良いのかもしれません.ここらへんは考え中です.

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以前Evernoteで名刺管理というのを書きましたが,未だに名刺管理については悩んでいます.ScanSnap の Mac 版には CardMinder という名刺管理ソフトウェアが付属していますので,試してみました.

日本人名刺の認識は結構まともで,名刺のレイアウトが一般的でないものでも,携帯電話番号は携帯電話の項目にいれてくれたりするようです.細かい誤認識は結構あるので,確認しながら修正するのに結構手間がかかりましたが,全部入力するよりは明らかに楽です.それに対して外国人の名刺には,英語の認識がないので余り役に立ちませんでした.一番困った名刺が中国人の名刺で,中途半端に日本語の漢字にしてくれたりするので,結局英語で入れ直したりしました.

CardMinder の特徴として,Macのアドレスブックとの同期機能があります.最初はCardMinderとアドレスブック間での重複が発生しましたが,重複を解消した後は綺麗に同期できるようになりました.アドレスブックは iPhone の連絡先とiTunes経由で同期できるので,取り込んだ名刺データをiPhoneで使うことができるようになりました.

iPhoneの連絡先は最初から氏名50音順+アルファベット順になっていて,右のインデックスをなぞると各行に移動できるので,使い易いです.もちろん検索もできます.しかしMacのアドレスブックは,カードの並び順がバラバラのままで並び替えできないため,大変使いにくいです.Appleはおそらく検索(+スマートグループ)で使ってもらうことを想定しているのだと思いますが,これをそのまま使いたいとは思わないですね.

また,CardMinderで取り込んだ名刺の画像をiPhotoに書き出すこともできます.これを利用すると,名刺の画像をiPhoneで一覧することができます.私は試しにiPhotoに”名刺”というアルバムを作り,そこにCardMinderからiPhotoへ書き出した名刺画像をまとめて,iTunes経由で同期してみました.iPhoneの写真で見てみると,画面サイズが名刺より少し小さい程度なので,綺麗にみることができます.但し検索はできないので,名刺が大量に入っていると目的の名刺を探すのが困難でした.実用性はあまりないかもしれません.

iPhone 3GSを発売日にナンバーポータビリティで新規購入してから3ヶ月以上立ちました.それまでもiPod Touchは使っていたのですが,やはり常時ネットワークに繋がるというのは大きな違いでした.もうAU携帯には戻れないと思うほど依存した生活を送っています.キャリアがソフトバンクということで,AUよりも電波の届かないところが多いという印象ですが,概ねなんとかなっています.12月からは前々月に1000万パケット以上の通信をしたユーザに対して速度制限がかかるそうですが,その影響がどれくらいになるかですね.

ここらで一度,現在良く使っているお気に入りの iPhone App をまとめておきたいと思います.最初からインストールされているものは除外しています.

1. Twittelator

Twitter クライアントは大量にあるので全部は比較できていないのですが,現状では Twittelator が一番お気に入りです.高機能で,自分が必要だと思っているような機能は全てあります.個人的に素晴らしいとおもった点は複数アカウントを使い分けられて, identi.ca も使えることです.

最初はReplyなどの仕方がどうやれば良いのかわからなかったりしたのですが,押す場所さえ覚えれば快適に使えます.

2. RSS Flash g

Google Reader用のクライアントでは現状これを使っています.理由はTwitter,delicious,はてなブックマークに投稿できるからです.私は普段この2カ所に同時に Firefox Addon の Tombloo から投稿していますし,他の人にも興味がありそうと思ったものは Twitter に投稿します.問題は同時に送れないのでそれぞれ別に投稿しないといけないところですね.Twitter でも発言しましたが, Tombloo のような何かがあると嬉しいです.

最近Net News WireがGoogle Reader 対応になって,UI的にはそちらのほうが好みです.deliciousなどに投稿する必要がない人はそちらのほうが良いかもしれません.

3. Evernote

以前から書いている通り,私はEvernoteのファンです.昔のエントリではiPod Touchで書くよりも携帯からメールを送ったほうが手軽,と書きました.携帯を手放した今iPhoneで入力しなければいけないのでどうしようかと思っていましたが,フリック入力に慣れると結構速く入力できることがわかったので,そうしています.iPod Touchのときは,家などのWiFiのあるところで同期しないといけなかったので,よく最新のデータが外で見られないということが発生しましたが,iPhoneだといつでも同期できるのが大きいです.ScanSnapも手に入れたので,ますます手放せなくなりそうです.

4. JotNot

Evernoteを使っている人は是非JotNotを購入することをお薦めします.これはカメラで撮影したものをスキャンしてWordやPDFを作ってくれるシンプルなAppですが,秀逸なのはそれを1クリックでEvernoteに流し込めることです.Evernoteにも写真を画像で保存する機能はありますが,PDFで即座に保存したい場合,ScanSnapがなくても手軽にできます.

5. domo Todo+

EvernoteでGTDしているのですが,日付に関連付けられたTodoに関してうまい解決方法がありませんでした.デスクトップ上ではEvernoteのノートにチェックマークを付けたりしていたのですが,iPhone版のEvernoteではチェックできなかったりして不便です.Remember The Milk はTodo管理Webサービスの代表格であり,iPhone Appもあるのですが,Doneにしたものが見られなくなるというのが嫌なのと,Google Calendarとの連携がいまいちだったので途中で使うのをやめました.

iPhone上で使えて何かしらWeb サービスと連携を取れるTodo管理を探していたところ,様々なブログで誉められていたのがdomo Todo+でした.試したところ,現状ではこれで十分だと思いました.ポイントは,Google Calendarに専用のカレンダーを作成して共有できるようにしていることです.デスクトップ上からもGoogle Calendarを編集すればTodoの追加ができます.場所(Location)の部分にdomo Todo+用のタグが;区切りで入るようです.

最初,同期の仕方がわからなかったのですが,今日の日付部分を押すとできます.

6. Dropbox

これまでDropboxはiPhone側からはSafari経由で見るしかなかったのですが,最近App版が出ました.普段からDropboxを使っている人にとっては普通に便利です.pptやdoc,xlsも直接閲覧できます.

7. BB2C

最強2ch browser.

8. tumblr gear

Tumblr 最近使っていなかったので書くか迷ったのですが,tumblr gearはすごいです.Tumblr を使っていない人にはいまいち理解しにくいのですが,Tumblr を Blog のように使っている人を除いて,Tumblrで外に公開している情報というのは実はどうでも良いのです.ログインして見られるユーザのDashboardが全てです.tumblr gearはこのDashboardを実に使い易く操作可能にしてくれます.Desktop上のブラウザで見るよりも快適かもしれません.

tumble addict という同種のAppもありますが,個人的な趣味でtumblr gearを選びました.というか久しぶりにこれらを起動してTumblrをやってみたらやっぱり面白くてまたやろうと思いました.

9. 乗換案内

電車乗換の検索には乗換案内を使っています.出してくれる路線も変なことはありませんし,必須Appです.

10. weathernews

天気アプリには色々あるみたいですが,とりあえずWeathernews のAppを使っています.

11. RunKeeper Free

AUではAU Run&Walk というのがあったので使っていました.RunKeeperの無料版を試してみましたが,Google Mapを使って走った道を記録したり,平均時速なども履歴としてとってくれるので十分だと思います.Pro版だとインターバルを教えてくれたりiPod playlistの連携などもあるようですが,1,200円という値段の価値があるのかはわかりません.

12. StopWatch

その名の通りのAppですが,結構使います.

13. プレゼンテーションタイマー

ベル3回分の時間をセットできるので,発表練習などに便利です.

前から欲しいと思っていたのですが,とうとう ScanSnap S1500M を買いました.個人用のドキュメントスキャナとしてとても評価が高く,周りにも所有者が何人もいるようです.欲しいと思った一番のきっかけは,Evernote BlogのScan to Evernote: Fujitsu ScanSnapを読んだことです.Evernote愛好者として,この連携は羨ましくありました.

早速使ってみたところ,Evernoteとの連携は簡単に設定できました.設定→アプリ選択→追加と削除でEvernoteを指定すると,アプリケーションの選択に現れますので選択すればOKです.画質は一応エクセレントにしていますが,大量に取り込むときは画質を落としたほうが良いのかもしれません.また,検索がある程度できるようにテキスト認識の設定もできます.

問題はEvernoteの1ノートの容量制限が25MBなことです.大きなpdfファイルを取り込もうとすると失敗するので,その場合はAcrobatで分割して容量調節してから取り込むようにしています.また,Premiumアカウントの500MB/月でも容量が足りないです.

Snow Leopard用の環境設定ファイルが公開されているのですが,今のところこの設定なしでも使えています.ScanSnap Managerの「設定」の中で、「クイックメニュー」を有効、または「アプリ選択」を変更すると、問題が発生するとのことです.しかし,Evernoteの設定をしても使えています.

現在引出に埋まっていた書類などをどんどん取り込んでいますが,以前紹介した名刺管理の方法なども,見直そうと考えています.

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ザ・マインドマップ – 脳の力を強化する思考技術

今までマインドマップには興味があったのですが内容を知らなかったので,マインドマップを発案した人の本を読みました.まだ実際に使用してはいないのですが,論文やプレゼンなどの応用例をは試してみたいと思います.

全体を通してみると,マインドマップはブレインストーミングの一手法で,その整理方法が肝です.アイデアを出すプロセス自体は珍しくありません.テーマを中心にキーワードを挙げ,そこから連想されるキーワードをつないでいきます.その後キーワード群の整理や再構築を繰り返すことで完成度を高めるという方法です.ここでポイントなのは,キーワードの挙げ方や整理方法です.マインドマップではテーマや主張を中心としてキーワードの枝を描いていきます.さらにキーワードから連想するキーワードを新たな枝として,尽きるまで追加していきます.書式として,色や図形,絵を積極的に使うことを重視しています.視覚的に強調することで記憶や創造性が高まるためです.

興味深かったのは,グループでの利用です.従来のブレインストーミングでは誰かが筆記役となり,参加者のアイデアを黒板なり紙なりにまとめていくことが多いです.しかし,この本が主張する手順は異なります.

  1. テーマについて,まず個人で1時間程度マインドマップを作成
  2. グループを少人数のグループに分割し,各自のマインドマップを元に前向きなディスカッション
  3. グループ全体でマインドマップのたたき台を作成
  4. 休憩後,1-3を繰り返して再構築

最初に参加者各々が思考する時間を与えているのが特徴です.グループディスカッションの企業での応用例として,ボーイングの成果が載っていました.

ボーイング社では,技術マニュアルを長さ約8メートルのマインドマップにまとめている.その結果,従来は上級航空技師チーム100人の研修を行うのに数年かかったが,それをわずか数週間に短縮する異に成功し,約1100万ドルのコストが削減された. (p.160)

本には8メートルマップの写真も掲載されています.マインドマップを使用することでこれだけ効果があったのだとしたら,逆にいままでどういう研修をしていたのかが気になるところですが.

また,海外では教育機関でも採用されつつあるようです.韓国と中国の例が載っていました.

マインドマップは,日本以上に,他のアジア諸国で急速に広がっている.韓国では義務教育課程で,マインドマップが教えられるようになった.また,中国では2008年のペキンオリンピックをきっかけに,市民一人一人が英語100後を覚える運動が行われており,そのための教育ツールとしてマインドマップが公式に採用されていると聞く.(p.304)

ブザン・ワールドワイド・ジャパンのプレスリリースによると,2006年の時点で10ヶ国以上の公的教育機関で採用されているようです.日本では,学校で個別に導入してみたという事例は目にするのですが,義務教育として導入するという話は聞いたことがないですね.実際にマインドマップが良い方法なのかどうかはわかりませんが,何かしらのアイデアの出し方というのは教えても良いのかなと感じます.

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早起きして何かするというのは憧れなのですが,夜型で朝弱い私にはきついです.特にW3Cで働いていたときは,夜中の電話会議とか仕事があったのでまず無理でした.とりあえず,早起き習慣目指して起きた時間のグラフをつけるという無駄な努力を昨日からしていますよ (グラフ).平日はともかく週末起きられるのかが謎.1週間で挫折しそう.

大部分の情報整理・管理はコンピュータ上で行っています.そのほうがかさばらないし,検索可能となるので,ペーパーレスに出来るところはすべきだと考えています.しかし経験上,紙の手帳は必須です.私は過去,電子手帳やPalm, Zaurus, PocketPCなど様々なPDAや携帯電話を使ってきましたが,紙の手帳は電源がいらないことと,故障しないことという2点でこれらの電子機器に勝っています.

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スケジュール管理についてはGoogle Calendarを主に使用しています.Evernote上のGTDからも,日時が関わる情報があった場合はGoogle Calendarに入れていきます.Google Calendarを使用している一番の理由は,夫婦で手軽にスケジュール共有が可能だからです.Googleアカウントに対するアクセスコントロールが色々設定できるので,夫婦間の情報共有にはとても向いています.また,IT勉強会カレンダーや,アメリカ・フランスの祝日など,他者が公開している様々な共有カレンダーをまとめて表示することができることも大きいです.

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私は普段,Mac,Windows,Ubuntu,サーバーはDebianと,複数のOSを使い分けています.その他のデバイスとしては現在iPod Touch, EMONEとAUの携帯電話を使っています (EMONEは液晶が壊れてしまいましたが).紙の手帳も現役です.そのため,様々な情報やファイルなどのより良い整理方法を常に探し求めています.

私は情報整理では以下の4点が重要だと考えています.

  1. 様々な環境に対応
  2. 一元管理
  3. 利用が簡単
  4. 検索可能

1点目は,なるべくOSや環境に依存せずに利用可能であってほしいということです.環境が変わったときに以前蓄積した情報が見られないという事態を避けたいというのもあります.そのため,情報整理の枠組みとして特定のOS限定のソフトウェアに依存するのは避けるべきです.2点目ですが,どうしても複数の環境を使用していると情報が散らばってしまうので,情報の一元管理は必須です.できれば同期処理が行えるのが望ましいです.3点目ですが,利用する上で簡単であることは重要です.いつでも手軽に操作できないと使わなくなるためです.4点目は,蓄積した情報を活かすためには最低でも全文検索と日付による検索は必須だと考えています.

以上を踏まえて,私が現在どのように情報整理を行っているかを少しずつまとめようと思います.私もまだまだ試行錯誤を繰り返していますが,参考になれば幸いです.

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

“Getting Things Done”という本の新訳改訂本です.「仕事を成し遂げる技術」という翻訳がありましたが,現在の出版社が権利を買い取り,訳し直して出版したようです.とりあえずGTDが何かを知るには良い本だと思います.

本書はGTDの基礎について述べています.GTDは仕事の効率を上げるための方法論の一つで,ここ数年注目されているようです.私は以前からGTDは気になっていながらなかなか手を出せませんでした.しかし,先月思い立ち,IT mediaのコラムを一通り読んだ後に,Evernoteを使ってGTDに挑戦しています.本書を一通り読むことで,使いながら曖昧だったところがすっきりしました.

GTDは頭の中にあることを全て吐き出し,外部で管理することを提唱しています.そうすることで,自分は必要なことだけに集中することができます.GTDは以下の5つのステップに分けられます.これらをシステマチックに行うことで,ストレスフリーになれます.

  1. 全てを1箇所に収集
  2. 何をすべきかを明らかにする処理
  3. 処理の結果を整理
  4. 定期的にレビュー
  5. 選択した行動を実行

収集の段階では,とにかく今頭にあることややらなければいけない事などを全部どこか一カ所に吐き出します.紙でもエディタでもなんでも良いです.

収集し終わったら,それを一つ一つ処理していき,今すべきか後ですべきかもう必要ないかを判断します.2分以内に終わるような内容はすぐに終わらせます.そして残りを整理していきます.提案されている整理方法では,以下の項目に分類します,

  • ゴミ箱
  • いつかやる/多分やる
  • 備忘録
  • 資料
  • プロジェクト
  • 次にとるべき行動
  • 連絡待ち
  • 期日までにやらないといけない行動

プロジェクトなどはさらに対象ごとに分類したりするようです.そして,これらの整理された内容を定期的に(週一くらい)レビューをし,最新の状態に見直していきます.ここまでできれば,後はその時点で必要なことを実行していけば良くなります.

GTDを試していると,収集したものを整理するだけで結構気持ちが良いです.最初の導入部分で時間をとって頭の中のダンプを取らないのが手間ですが,その後はさくさくと進みます.単純にTodoリストを作成し管理するよりも各Todoの状態が明確で良いと感じています.

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